Développer des documents textuels et des tableurs

La règle d'or du traitement de texte est de séparer le fond de la forme : on marque la structure avec des styles de titre plutôt qu'avec du gras et des tailles de police choisis à la main. Les styles rendent la présentation homogène, se modifient en une fois pour tout le document, permettent de générer une table des matières automatique et facilitent la lecture par les logiciels d'assistance des personnes malvoyantes. Les en-têtes et pieds de page portent le nom du service, le titre et la pagination ; les sauts de page évitent les lignes vides accumulées ; les listes à puces ou numérotées structurent les énumérations. Pour une relecture collective, le suivi des modifications montre chaque ajout et suppression, que le relecteur accepte ou refuse ; les commentaires posent des questions sans toucher au texte. Une fois validé, le document est exporté en PDF.

Une cellule se désigne par sa colonne et sa ligne (B3), une plage par ses coins (B2:B10). Toute formule commence par le signe égal. La différence entre référence relative et absolue est la source de la plupart des erreurs : =B2*C2 recopiée vers le bas devient =B3*C3, ce qui convient pour multiplier ligne par ligne ; mais si le taux de TVA est en E1, il faut écrire =B2*$E$1 pour que la recopie garde E1. Les fonctions conditionnelles évitent les calculs à la main : =NB.SI(D2:D200;"Refusé") compte les dossiers refusés, =SOMME.SI(A2:A200;"Nord";C2:C200) additionne les montants de la région Nord, =SI(C2>1000;"Contrôle";"OK") signale les montants élevés. RECHERCHEV ou RECHERCHEX rapatrient dans un tableau une information d'un autre tableau à partir d'une clé commune, par exemple le libellé d'une commune à partir de son code.

Le tri ordonne les lignes selon une ou plusieurs colonnes ; le filtre n'affiche que celles qui répondent à un critère, sans rien supprimer. La mise en forme conditionnelle colore automatiquement les cellules selon leur valeur, ce qui fait ressortir doublons, montants négatifs ou dates dépassées. Le tableau croisé dynamique résume en quelques clics des milliers de lignes par catégorie : total des montants par service et par mois, par exemple. Un graphique se choisit selon la question : barres ou colonnes pour comparer des catégories, courbe pour une évolution dans le temps, secteurs pour des parts d'un tout, jamais pour plus de cinq ou six parts. Excel appelle aussi « histogramme » le graphique en colonnes ; en statistique, ce mot désigne une distribution numérique regroupée en intervalles. Les messages d'erreur guident la correction : #DIV/0! signale une division par une cellule vide ou nulle, #REF! une référence à une cellule supprimée, #N/A une valeur introuvable par une recherche, #NOM? une fonction mal orthographiée ; une suite de dièses indique le plus souvent une colonne trop étroite pour afficher le nombre, plus rarement une date ou une heure négative.

Au QCM, les questions de tableur donnent une formule et demandent son résultat ou son comportement à la recopie : repérer d'abord les dollars. Sans dollar, la référence bouge ; avec deux dollars, elle est fixe ; avec un seul, seule la partie précédée du dollar est fixe.