Les opérations relatives au personnel et aux organismes sociaux

Le brut est la rémunération convenue, base de toutes les cotisations. Les cotisations salariales en sont retenues par l'employeur pour le compte des organismes ; elles financent la retraite de base et complémentaire et, par la CSG et la CRDS, l'ensemble de la protection sociale et la dette sociale. Le net imposable ajoute au net la CSG non déductible et la CRDS, qui ne sont pas déductibles de l'impôt sur le revenu ; c'est sur lui que l'employeur applique le taux de prélèvement à la source que lui transmet la DGFiP via la DSN, personnalisé, individualisé pour un couple ou neutre si le salarié le souhaite. Le net à payer, viré au salarié, est le net après cotisations diminué du PAS et des éventuelles saisies, acomptes ou avantages en nature déjà fournis. Depuis 2023, le bulletin affiche le montant net social, revenu de référence pour la prime d'activité et le RSA. Le bulletin est remis à chaque paie, dématérialisé sauf refus du salarié, et conservé sans limitation de durée par lui, cinq ans par l'employeur.

La première écriture constate la charge de personnel pour le brut, au débit du 641, et la répartit entre ce qui est dû au salarié, le net à payer au crédit du 421, et ce qui est retenu pour des tiers, au crédit des comptes d'organismes sociaux 431 et 437 et du compte 4421 pour l'impôt. La deuxième constate les charges patronales, au débit du 645 pour les cotisations et des comptes 631 et 633 pour les impôts et taxes assis sur les rémunérations, avec pour contrepartie les mêmes organismes. Les cotisations salariales et le PAS ne sont donc jamais des charges de l'entreprise : elles font partie du brut, déjà en charge, et transitent par des comptes de tiers. Le coût du travail est le brut plus les charges patronales. Le règlement solde ensuite chaque compte de tiers par le crédit de la banque : le salarié à la fin du mois, l'URSSAF, l'Agirc-Arrco et la DGFiP le 5 ou le 15 du mois suivant selon l'effectif. Un acompte versé en cours de mois est débité au 425 et vient en déduction du net à payer ; une saisie sur rémunération est créditée au 427 et versée au créancier ; une avance en nature ou une prime non versée suit le même schéma de tiers.

Depuis 2017, la déclaration sociale nominative a remplacé la plupart des déclarations sociales : issue directement du logiciel de paie, elle est déposée chaque mois, le 5 ou le 15, sur le portail net-entreprises, qui en achemine les données aux organismes : l'URSSAF encaisse les cotisations de sécurité sociale, la CSG-CRDS et l'assurance chômage, tandis que les caisses Agirc-Arrco recouvrent toujours elles-mêmes la retraite complémentaire, le transfert de ce recouvrement à l'URSSAF, prévu pour 2022 puis reporté, ayant été abandonné. La DSN porte aussi le prélèvement à la source : elle déclare le PAS retenu, que l'employeur reverse à la DGFiP, et reçoit en retour, dans le compte rendu métier, le taux de chaque salarié calculé par l'administration à partir de sa dernière déclaration de revenus ; un salarié qui n'a pas de taux transmis se voit appliquer le taux neutre du barème. Les autres impôts assis sur les salaires, taxe sur les salaires pour les employeurs non assujettis à la TVA, participation à la formation professionnelle et taxe d'apprentissage, versement mobilité, sont déclarés dans la DSN ou auprès de la DGFiP selon les cas. À la clôture, l'indépendance des exercices impose de rattacher les rémunérations acquises et non versées : provision pour congés payés en 6412 Congés payés et 4282 Dettes provisionnées pour congés à payer, charges sociales correspondantes en 645 et 4382, primes de fin d'année, participation et intéressement dus, le tout contre-passé à l'ouverture.

Dans une QRC de paie, toujours distinguer trois niveaux : ce que coûte le salarié à l'entreprise (brut + patronal), ce que touche le salarié (net à payer) et ce qui transite (cotisations salariales, PAS). Présenter les écritures dans cet ordre, puis vérifier que les comptes de tiers sont soldés après règlement.