La partie double, le compte, le journal, le grand livre

Chaque opération est analysée en un emploi et une ressource de même montant. Acheter une machine 10 000 euros payés par la banque : l'emploi est la machine (compte 2154, débité), la ressource est la banque (compte 512, créditée). Vendre des marchandises à crédit : l'emploi est la créance sur le client (411, débité), la ressource est la vente (707, créditée) et la TVA collectée (44571, créditée). L'égalité des débits et des crédits est vérifiée à chaque écriture, dans chaque journal, dans la balance et dans le bilan : elle ne prouve pas que les écritures sont justes, mais elle détecte toute erreur de report ou de calcul qui romprait l'équilibre.

Le journal enregistre les opérations jour par jour, dans l'ordre de leur date, sous forme d'articles : date, numéro et intitulé des comptes débités, puis, en retrait, des comptes crédités, montants dans les colonnes débit et crédit, libellé explicatif et référence de la pièce. Il est tenu sans blanc ni rature ; une erreur se corrige par une contre-passation ou une écriture en négatif, jamais par gommage. Les articles sont ensuite reportés dans le grand livre, où chaque compte reçoit ses mouvements et affiche son solde : le compte 411 d'un client montre les factures au débit, les règlements au crédit, et le solde débiteur qu'il reste à encaisser. La balance, établie périodiquement, reprend tous les comptes du grand livre avec le total de leurs débits, de leurs crédits et leur solde ; elle vérifie l'égalité des totaux, révèle les erreurs de report et sert de base au bilan, qui reprend les soldes des comptes de classes 1 à 5, et au compte de résultat, qui reprend ceux des classes 6 et 7.

Le Code de commerce impose à tout commerçant de procéder à l'enregistrement chronologique des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise, de contrôler par inventaire l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs au moins une fois par an, et d'établir des comptes annuels (art. L. 123-12). Les livres obligatoires sont le livre-journal et le grand livre (article R. 123-173), le livre d'inventaire ayant cessé de l'être pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2016 ; ils peuvent être tenus sur support informatique, avec identification et datation des documents et validation définitive des écritures ; les documents comptables et les pièces sont conservés dix ans. Dans une entreprise d'une certaine taille, le système centralisateur remplace le journal unique : les opérations sont enregistrées dans des journaux auxiliaires spécialisés, achats, ventes, banque, caisse, opérations diverses, dont les totaux sont centralisés au moins mensuellement dans le livre-journal ; les comptes individuels des clients et des fournisseurs sont tenus dans des grands livres auxiliaires, dont le grand livre général ne reprend que les comptes collectifs 411 et 401. Les logiciels comptables assurent ces reports automatiquement, mais la logique reste celle de la partie double.

Pour une QRC « expliquez la partie double », donner le principe (emploi au débit, ressource au crédit, égalité), le sens des mouvements par nature de compte, un exemple chiffré avec ses trois comptes, et l'intérêt du contrôle. Pour « du journal aux comptes annuels », dérouler les cinq étapes de la chaîne dans l'ordre.