Gérer et traiter des données
10 min de lectureAu programme du concours d’agent administratif, du concours de contrôleur et du concours d’inspecteur des Finances publiques
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Vrai ou faux ?
Un fichier .xlsx est un fichier de tableur.
Six questions du sujet zéro 2026 de catégorie C portent sur « les connaissances sur le numérique et les outils informatiques » ; les programmes de B et de A reprennent le domaine « information et données » du cadre de référence des compétences numériques : gérer des données, les traiter. Concrètement : savoir ranger et nommer des fichiers, reconnaître un format, utiliser un tableur pour trier, filtrer et calculer, et protéger son travail par des sauvegardes.
À retenir
- Un fichier a un nom et une extension qui indique son format : .docx ou .odt (texte), .xlsx ou .ods (tableur), .pdf (document figé), .csv (données tabulaires brutes), .jpg ou .png (images), .zip (archive compressée).
- Les tailles se mesurent en octets : kilo (Ko, mille), méga (Mo, million), giga (Go, milliard), téra (To, mille milliards) ; une photo pèse quelques Mo, un film plusieurs Go.
- Une arborescence claire (dossiers par année, par thème) et des noms de fichiers explicites et datés (2026-09-09_compte-rendu_reunion.docx) rendent les documents retrouvables.
- Le tableur range les données en lignes et colonnes ; une cellule se désigne par sa colonne et sa ligne (B3) ; une formule commence par le signe égal : =SOMME(B2:B10), =MOYENNE(C2:C20).
- Trier classe les lignes selon une colonne ; filtrer n'affiche que les lignes répondant à un critère ; une référence absolue ($A$1) reste fixe quand la formule est copiée.
- Le PDF conserve la mise en page et n'est pas destiné à être modifié ; le CSV échange des données entre logiciels sans mise en forme.
- Sauvegarder sur un support distinct, versionner (v1, v2) et stocker dans le nuage ou sur un serveur partagé protègent contre la perte ; les données professionnelles restent sur les outils de l'administration.
Fichiers, formats et tailles
| Extension | Type | Usage |
|---|---|---|
| .docx / .odt | Traitement de texte | Courriers, rapports, documents modifiables |
| .xlsx / .ods | Tableur | Tableaux de données, calculs, graphiques |
| .pptx / .odp | Présentation | Diaporamas |
| Document portable | Diffusion d'un document figé, non modifiable sans outil dédié | |
| .csv | Données séparées par des virgules ou points-virgules | Échange de tableaux entre logiciels, export de bases de données |
| .jpg / .png | Image | Photos (jpg) ; captures et logos avec transparence (png) |
| .zip | Archive compressée | Regrouper et réduire plusieurs fichiers pour l'envoi |
Les tailles s'expriment en multiples de l'octet : un kilooctet vaut environ mille octets, un mégaoctet un million, un gigaoctet un milliard, un téraoctet mille milliards. Un document texte pèse quelques dizaines de Ko, une photo quelques Mo, une vidéo plusieurs Go. Les messageries limitent souvent les pièces jointes à une vingtaine de Mo : compresser en .zip ou partager un lien est alors la solution.
Un fichier nommé « 2026-09-09_DDFiP-73_compte-rendu_reunion-service.docx » se retrouve en un clin d'œil et se classe dans l'ordre chronologique ; « Document1.docx » ne se retrouve jamais.
Les bases du tableur
Un tableur organise les données en lignes numérotées et en colonnes lettrées ; la cellule B3 est à l'intersection de la colonne B et de la ligne 3. Une plage se note par ses deux coins (B2:B10). Les formules commencent par « = » : =SOMME(B2:B10) additionne, =MOYENNE(C2:C20) calcule la moyenne, =SI(A2>100;"oui";"non") teste une condition, =NB(D2:D50) compte les cellules numériques. Copier une formule décale ses références (relatives) sauf si elles sont figées par le signe dollar (références absolues, $A$1).
Trier réordonne toutes les lignes selon une colonne, par ordre croissant ou décroissant ; filtrer masque les lignes qui ne répondent pas à un critère sans les supprimer ; un graphique se construit à partir d'une plage sélectionnée et doit porter un titre et des axes. Les formats de cellule (nombre, pourcentage, date, monétaire) changent l'affichage sans changer la valeur.
Confusions fréquentes
- Trier une seule colonne détruit le tableau
- Si la sélection ne couvre qu'une colonne, ses valeurs sont réordonnées sans les lignes qui vont avec : les noms ne correspondent plus aux montants. Toujours sélectionner tout le tableau ou utiliser le tri automatique.
- Un pourcentage affiché n'est pas une valeur multipliée par 100
- La cellule contient 0,15 ; le format « pourcentage » affiche 15 %. Appliquer ce format à une cellule qui contient déjà 15 affiche 1 500 %.
- Le CSV perd les formules et la mise en forme
- Il ne conserve que les valeurs, séparées par un caractère ; c'est un format d'échange, pas de travail.
Organiser, sauvegarder, partager
Une arborescence de dossiers par année puis par thème, des noms de fichiers datés au format année-mois-jour et des versions numérotées évitent les doublons et les pertes. La sauvegarde se fait sur un support distinct du poste (serveur, nuage, disque externe) ; le stockage en nuage synchronise les fichiers entre appareils et permet le travail collaboratif. Dans un service, les documents professionnels sont enregistrés sur les espaces partagés de l'administration, jamais sur un compte personnel : c'est une règle de sécurité et de secret professionnel.
Les questions du QCM sur le numérique sont concrètes : reconnaître l'extension d'un tableur, savoir ce que fait =SOMME, connaître l'ordre Ko, Mo, Go, To. S'entraîner dix minutes sur un tableur réel vaut mieux qu'une fiche apprise par cœur.
Se tester : vrai ou faux ?
Décidez si l’affirmation est vraie ou fausse, puis ouvrez le corrigé.
1.Un fichier .xlsx est un fichier de tableur.Voir le corrigé
Vrai
Format de tableur Excel ; .ods est son équivalent libre.
2.Un gigaoctet vaut environ un million de mégaoctets.Voir le corrigé
Faux
Un mégaoctet vaut environ un million d'octets et un gigaoctet environ un milliard : un gigaoctet vaut donc environ mille mégaoctets, non un million.
3.Dans un tableur, une formule commence par le signe égal.Voir le corrigé
Vrai
=SOMME(B2:B10) additionne la plage ; sans le signe égal, le tableur affiche le texte tel quel.
4.Filtrer un tableau supprime définitivement les lignes qui ne répondent pas au critère.Voir le corrigé
Faux
Le filtre masque temporairement les lignes ; elles réapparaissent quand on l'annule.
5.Le format PDF est conçu pour diffuser un document figé.Voir le corrigé
Vrai
Il conserve la mise en page sur tout appareil ; sa modification demande un outil dédié.
6.Une référence absolue comme $A$1 se décale quand on copie la formule.Voir le corrigé
Faux
Le signe dollar fige la référence ; ce sont les références relatives (A1) qui se décalent.
Textes de référence
- Décret n° 2019-919 du 30 août 2019 relatif au développement des compétences numériques (cadre de référence des compétences numériques) — Légifrance (nouvel onglet)
- Sujet zéro 2026 — épreuve de préadmissibilité (QCM) du concours commun de catégorie C — DGFiP — rejoindrelesfinancespubliques.economie.gouv.fr (nouvel onglet)
- Programme de l'épreuve écrite n° 2 d'admissibilité du concours externe de contrôleur des finances publiques (QCM et cinq options de QRC) — DGFiP — economie.gouv.fr (nouvel onglet)
- Vue d’ensemble des formules dans Excel — Microsoft (nouvel onglet)
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