Charges à payer, produits à recevoir, charges et produits constatés d'avance

La comptabilité d'engagement enregistre les opérations à leur naissance, la livraison ou la prestation, et non au paiement ; mais la pièce justificative, la facture, arrive parfois après la clôture, ou couvre une période à cheval sur deux exercices. Le principe d'indépendance, ou de spécialisation, des exercices impose de rattacher à chaque exercice les seuls produits et charges qui le concernent : une charge de décembre facturée en janvier appartient à décembre, une assurance payée en octobre pour un an appartient pour neuf mois à l'exercice en cours et pour trois à l'exercice suivant. Le résultat serait faussé sans ces corrections, dans un sens ou dans l'autre, et il deviendrait manipulable en avançant ou retardant des factures. Le rattachement s'opère par des écritures d'inventaire qui utilisent des comptes de régularisation dédiés, distincts des comptes de tiers ordinaires, et qui sont contre-passées à l'ouverture de l'exercice suivant.

Pour une charge à payer, on débite le compte de charge par nature pour le montant hors taxes et le compte 44586 TVA à régulariser sur factures non parvenues pour la taxe, et l'on crédite un compte de tiers rattaché, 408 pour les fournisseurs, 4286 pour le personnel, 4386 pour les organismes sociaux, 4481 pour l'État ; ces comptes sont des subdivisions des comptes de tiers, ce qui permet au bilan de présenter la dette avec les autres dettes de même nature. Pour un produit à recevoir, on débite 418 Clients, factures à établir du montant toutes taxes, et l'on crédite le produit hors taxes et le 44587 TVA à régulariser sur factures à établir. Pour une charge constatée d'avance, on retire de la charge la part qui concerne l'exercice suivant, calculée au prorata temporis sur le hors taxes, en débitant le 486 ; pour un produit constaté d'avance, on retire du produit la part de l'exercice suivant en créditant le 487. Ces comptes de régularisation ne sont ni des créances ni des dettes envers un tiers identifié : le 486 est un actif de régularisation, le 487 un passif de régularisation. Au 1er janvier, toutes ces écritures sont contre-passées : les comptes de régularisation sont soldés et les charges ou produits réapparaissent en sens inverse, si bien que l'enregistrement normal de la facture ou du paiement, en cours d'année, ramène la charge ou le produit à sa juste part sans double compte.

La charge à payer correspond à une dette certaine, dont le montant est connu ou peut être évalué avec précision, une facture non parvenue ou des congés acquis ; elle figure dans les dettes du bilan. La provision pour risques et charges couvre au contraire un passif dont l'échéance ou le montant n'est pas fixé avec précision, un litige en cours, une garantie donnée aux clients, une restructuration décidée ; elle est évaluée par estimation, comptabilisée en 681 ou 686 par le crédit d'un compte 15, et figure au passif dans une rubrique propre, entre les capitaux propres et les dettes. La charge constatée d'avance n'est pas non plus un acompte : l'acompte versé à un fournisseur, compte 4091, précède la livraison, alors que la charge constatée d'avance correspond à une prestation déjà facturée et payée dont le bénéfice se prolonge sur l'exercice suivant, un loyer ou une prime d'assurance ; l'une est une créance sur un tiers, l'autre un simple étalement dans le temps. Ces distinctions ont une portée fiscale : les charges à payer sont déductibles si elles sont justifiées et rattachées, les provisions ne le sont qu'à certaines conditions, et le vérificateur examine la césure des exercices, le « cut-off », parce qu'elle déplace du résultat d'un exercice à l'autre.

Pour chaque régularisation, se poser trois questions : la charge ou le produit concerne-t-il N ou N+1 ? A-t-il déjà été comptabilisé ? Y a-t-il de la TVA à régulariser ? Puis écrire l'écriture du 31 décembre et, en une ligne, sa contre-passation du 1er janvier.